הסרת נייר עם מנהל תיק

בין הטובים ביותר שמצאתי ביריד הטכנולוגיה בהונדורס, שמתקיים ממש עכשיו, מצאתי מוצר בשם Dossier Manager, שפותח על ידי מערכות HNG ואשר מופץ על ידי לופגו.

בעיקרון מערכת זו מבקשת לפתור את בעיית אחסון הקבצים, בין אם הם דיגיטליים או מודפסים. הקושי לאחסן מסמכים הוא לא רק השטח הנדרש לאחסון ניירות אלא החשיבות שהם מקבלים עבור מוסד שלא יכול להרשות לעצמו לזרוק אותם מכיוון שבשלב מסוים הם צריכים לפנות אליהם או להתייעצות או לתמיכה פורמליות.

לשם כך יש כמה פתרונות IT למרות Dossier מנהל נראה חזק מאוד:

1. אחסון קבצים

בניגוד ליישומים אחרים שיוצרים תיקיות וקבצים בפנים, יישום זה מבוסס על עקרון "מיכל", שהוא באופן דומה הדמיה של "קובץ". כך שחברה יכולה להחליט לנהל שם את כל התיעוד שלה וכל מה שהיא עושה זה ליצור את מבנה המסמך, עם תכונות וסטנדרטים ... בדיוק כפי שיש לו בהליכי התיוק שלה; השאר פשוט מאחסן. נאמר בקלישאה טובה "להתאמה לטכניקות ארכיון קונבנציונליות אך תחת סביבה דיגיטלית והכל בתוך מסד נתונים"

יש לו ממשק ניהול, המאפשר ליצור מבני קבצים, משתמשים וזכויות; ממשק משתמש אחר שהוא זה ששומר מסמכים או מתייעץ איתם ועוד אחד לייעוץ ציבורי פשוט. לאחר שמסמכים בארכיון, ניתן לערוך אותם באמצעות "צ'ק-אאוט", הכלי מביא פונקציות של גזירה, מחיקה ויישור של מסמכים במקרה של מסמכים סרוקים. במקרה שמדובר במסמכים בפורמטים קנייניים, הם נפתחים ביישום המתאים ועם "צ'ק-אין" הוא מאפשר לשלוט בגירסאות או פשוט להחליף.

2. חיפוש עם ocr בפורמטים 69.

אתה יכול לחפש את אלה, לפי מילות המפתח שלהם, התכונות שלהם או אפילו לפי התוכן שלהם. שום דבר מוזר במקרה של חיפוש אחר Office, AutoCAD או מסמכים אחרים השמורים בפורמט המקורי שלהם, אך הם יכולים להיות גם מסמכי tif או pdf והמערכת מחפשת על ידי ביצוע ocr בתוך התמונות הסרוקות.

הדבר המצחיק של כל, היא כי אין שום דבר מאוחסן בתיקיות, הכל בתוך מסד נתונים שיכול להיות Mysql, שרת SQL או Oracle.

ממשק לכידת מוכן רק לבחור את המאפיינים ללכוד ביניהם הסריקה בפורמט כפול, כאשר רואים איך זה עובד הופתעתי לראות סורק Fujitsu, שבו כרטיס אשראי הוצב, והעביר אותו למצב כפול (כפול פנים) כאילו היה נייר ... זה מכונה יש יכולת לסרוק 1000 דו צדדי גיליונות היומי עבור 5 שנים ... זה יכול להיקרא ביצועים גבוהים.

3. בקרת נתונים מרחוק

בין האטרקציות היישומיות ביותר היא רמת הצמיחה המודולרית שלה, עם פתרונות מ -450 דולר לפתרונות ארגוניים הכוללים גישה מרחוק באמצעות שירותי רשת. אחת החברות המיישמות אותו היא טיגו, שבכל אחת מהטיגוצנטרוס יש רק מחשב, סורק וגישה לאינטרנט; כל קובץ שלקוח או שירות מספק נכנס למערכת ומאוחסן אוטומטית במשרדים המרכזיים.

זה מיושם גם על ידי המנהל הכללי של הכנסות DEI, כדי לשלוט על הליכי המכס באמצעות מדיניות הצהרה לייבוא ​​מוצרים. לכל סוכן מכס יהיה רישיון, שיאפשר לכל התיעוד להיכנס למערכת המרכזית לפני כניסת המכולה לארץ ... אם כי ניירות העתק מגיעים תמיד בתוך 15 יום בקופסאות קרטון.

הפתרונות העסקיים נמצאים בחלק העליון של $ 20,000 עם שימוש בלתי מוגבל ברישיונות, לצורך העניין, חברה שיש לה נוכחות במדינות 16 תצטרך לבצע השקעה של 320,000 $ ... בהשוואה למוצרים אחרים זה יהיה לפחות $ 180,000 לכל מדינה ... כמעט 3 מיליון דולר.

לקבלת מידע נוסף ניתן ליצור קשר לופךו